Với những lợi ích vượt trội, QR code đang dần trở thành xu hướng được ứng dụng trong quá trình hỗ trợ giải quyết các thủ tục hành chính (TTHC).
Tiện ích của QR code trong giải quyết TTHC
Ngày nay, với số người sử dụng điện thoại thông minh (smartphone) ngày càng lớn, việc dùng QR code trong hoạt động hành chính trở thành xu hướng chung.
Tiện ích của mã QR được nhiều đơn vị, cơ quan hành chính Nhà nước áp dụng trong hoạt động quản lý điều hành, đặc biệt là niêm yết, công khai thông tin; giúp người dân dễ dàng tiếp cận, tìm hiểu TTHC, các văn bản pháp luật và thực hiện dịch vụ công trực tuyến (DVCTT). Đặc biệt ở những lĩnh vực người dân có nhu cầu cao như nhân thân, cấp CCCD, cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, cấp bản sao trích lục hộ tịch, đăng ký kết hôn, đăng ký khai sinh…
Người dân tự thao tác quét mã QR để kê khai hồ sơ trực tuyến tại Bộ phận Một cửa. (Ảnh: kinhtedothi.vn)
Trên cơ sở ứng dụng mã QR, người dân có thể tra cứu thông tin của một thủ tục bất kỳ để chuẩn bị trước, hạn chế việc phải bổ sung hồ sơ nhiều lần dẫn đến giải quyết chậm trễ. Mặt khác, người dân cũng tiết kiệm thời gian, công sức đi lại.
Tại mỗi địa phương, tùy điều kiện và tình hình thực tế, tiện ích của mã QR cũng được vận dụng một cách linh hoạt.
Chẳng hạn như, huyện Đan Phượng, xuất phát từ nhu cầu thực tiễn giúp công dân thuận tiện hơn khi thực hiện TTHC DVCTT một phần và DVCTT toàn trình trên địa bàn, UBND huyện cũng đã triển khai thực hiện mã hóa trang đăng ký trực tuyến các TTHC thành mã QR tại UBND các xã, thị trấn trên địa bàn huyện.
Trên thực tế, việc thực hiện quét mã QR TTHC được thực hiện tại UBND một số xã thuộc huyện Đan Phượng từ tháng 7/2021 và được nhân rộng ra hầu khắp các xã, thị trấn thuộc huyện.
Hiện tại, UBND huyện đã tạo mã QR cho các TTHC đang thực hiện đăng ký trực tuyến qua mạng, đã in và niêm yết tại Bộ phận một cửa các xã; thực hiện công khai trên các phương tiện truyền thông như trang thông tin điện tử, Zalo, phát giấy cho các công dân khi đến thực hiện thủ tục để công dân có thể chủ động thực hiện đăng ký tại nhà…
Từ đó, giúp người dân cũng như cán bộ làm việc tại Bộ phận một cửa thuận tiện hơn khi thực hiện đăng ký, rút ngắn được thời gian cũng như công sức khi làm thủ tục đăng ký trực tuyến. Việc triển khai quét mã QR khi thực hiện TTHC nhận được đánh giá tích cực từ phía người dân.
Hay tại Cam Ranh, nhằm tăng cường ứng dụng CNTT trong công tác cải cách hành chính (CCHC) cùng với việc xây dựng chính quyền số và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức khi thực hiện TTHC, UBND TP. Cam Ranh đã triển khai mô hình niêm yết công khai TTHC và nộp hồ sơ trực tuyến bằng QR code để hỗ trợ cho cá nhân, tổ chức tra cứu thông tin và nộp hồ sơ trực tuyến bên cạnh việc niêm yết TTHC bằng bảng niêm yết truyền thống tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
Theo đó, bộ mã QR niêm yết công khai 42 mã QR code tương ứng với 40 lĩnh vực giải quyết TTHC ở các TTHC phát sinh lượng hồ sơ lớn trong năm (như hộ tịch, chứng thực, đất đai, văn bằng chứng chỉ, công thương, khen thưởng, xây dựng, đăng ký hộ kinh doanh, văn hóa thông tin…) và 02 mã QR về danh mục TTHC được thực hiện mức độ 3, danh mục TTHC được thực hiện mức độ 4 thuộc thẩm quyền UBND TP. Cam Ranh.
Trong mỗi mã QR sẽ có đầy đủ nội dung về TTHC gồm: Thông tin chung về TTHC; quy trình các bước thực hiện; thành phần hồ sơ; thời gian giải quyết hồ sơ; yêu cầu của TTHC, căn cứ pháp lý; biểu mẫu; mức phí hoặc lệ phí (nếu có).
Với cách làm tương đối đơn giản, người dân chỉ cần dùng smartphone sử dụng ứng dụng camera trên điện thoại, ứng dụng Zalo hoặc một ứng dụng quét mã QR bất kỳ để quét QR code sau đó nhấn link truy cập thông tin TTHC để tìm hiểu và nộp hồ sơ trực tuyến, tiện lợi hơn nhiều so với phương thức tra cứu thông tin trên bảng niêm yết bằng giấy truyền thống.
Chỉ sau một thời gian ngắn triển khai người dân rất hào hứng, chủ động truy cập tra cứu với mã QR. Bộ phận CCHC cũng đã ghi nhận phản hồi tích cực từ phía người dân. Số người dân quan tâm, truy cập QR code ngày một tăng, với đầy đủ lứa tuổi.
Việc sử dụng mã QR trong thực hiện kê khai các TTHC thực sự tạo sự chuyển biến trong CCHC. Giải pháp này có tính thực tiễn cao có thể được nhân rộng, thực hiện lâu dài mang lại sự tiện dụng, rút ngắn thời gian thực hiện TTHC. Các mã QR TTHC có thể được đưa lên trang thông tin điện tử của các cơ quan, đơn vị, đưa lên các trang mạng xã hội như Facebook, Zalo,… để công dân dễ dàng tiếp cận hơn qua đó tạo sự hài lòng của người dân đối với công tác CCHC của địa phương.
Áp dụng mã QR trong tiếp nhận, giải quyết TTHC từ ngày 25/5
Để việc thực hiện số hóa hồ sơ và giải quyết TTHC trên môi trường điện tử được nhanh chóng và thuận lợi, ngày 5/4/2023, Văn phòng Chính phủ đã ban hành Thông tư số 01/2023/TT-VPCP quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC và thực hiện TTHC trên môi trường điện tử, trong đó quy định áp dụng mã QR trong quá trình tiếp nhận, giải quyết TTHC.
Theo thông tư trên, mã QR hồ sơ TTHC là mã vạch hai chiều được sử dụng để tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ hoặc thanh toán hồ sơ trực tuyến trên Cổng DVC Quốc gia hoặc Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp bộ, cấp tỉnh.
Cụ thể, thông tư gồm 6 chương, 32 điều quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC; tái cấu trúc quy trình TTHC; rà soát, đánh giá TTHC đáp ứng yêu cầu xây dựng DVCTT theo các mức độ, chuẩn hóa danh mục DVCTT; quản lý hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp bộ, cấp tỉnh; tích hợp, chia sẻ, đồng bộ dữ liệu trong thực hiện TTHC trên môi trường điện tử.
Việc áp dụng mã QR trong quá trình tiếp nhận, giải quyết TTHC được thực hiện giúp tạo sự thuận tiện, nhanh chóng cho người dân và cả cán bộ tác nghiệp trên môi trường số.
Theo đó, việc áp dụng phải đảm bảo các tiêu chuẩn, quy định, kỹ thuật với hình ảnh QR code, công nghệ phân tích và thu thập dữ liệu liên quan tới các hồ sơ, thủ tục, định danh, tên giấy tờ, nội dung thông tin, thời gian tạo hồ sơ và giải quyết thủ tục…
Thông tư quy định việc áp dụng cung cấp mã QR trong tiếp nhận TTHC phải bảo đảm theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7322:2009 (ISO/IEC 18004:2006) về CNTT - kỹ thuật phân định và thu nhận dữ liệu tự động - yêu cầu kỹ thuật đối với mã hình QR code 2005.
Trong đó, mã QR được in ở góc trên bên trái của các giấy tờ được xuất bản từ dữ liệu của Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp bộ, cấp tỉnh cho tổ chức, cá nhân cung cấp các dữ liệu tối thiểu gồm: mã số hồ sơ giải quyết TTHC; mã TTHC; mã định danh của tổ chức, cá nhân thực hiện TTHC; tên giấy tờ được xuất bản; tên hệ thống thông tin cung cấp dữ liệu; thời điểm xuất bản.
Trường hợp là giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả, mã QR có cung cấp thêm dữ liệu về ngày hẹn trả kết quả. Trường hợp là kết quả giải quyết TTHC, mã QR có cung cấp thêm dữ liệu về thời hạn, phạm vi có hiệu lực (nếu có).
Thông tư 01/2023 của Văn phòng Chính phủ chính thức có hiệu lực từ ngày 25/5/2023, áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia vào quá trình thực hiện TTHC, cung cấp DVC, thanh toán trực tuyến, số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC.
(Ảnh minh họa: thanhxuan.hanoi.gov.vn)
Hình thành thói quen quét QR code cho người dân
Để có thể triển khai sử dụng rộng rãi mã QR trong hoạt động giải quyết TTHC, một trong điều quan trọng đó là hình thành thói quen quét mã QR cho người dân.
Để hình thành thói quen cho người dân, các địa phương có thể thực hiện niêm yết mã QR tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp tỉnh, huyện, xã, sử dụng song song với bộ niêm yết TTHC bằng giấy như trước đây để dần tạo thói quen sử dụng QR code, khai thác thông tin trên môi trường điện tử cũng như tăng cường khả năng tiếp cận DVCTT của người dân. Tăng cường tuyên truyền, hướng dẫn người dân, doanh nghiệp quét mã QR và theo dõi trang để nhận được tin nhắn kết quả giải quyết TTHC.
Sự phổ biến rộng rãi của mã QR trong vài năm trở lại đây không thể không nhắc đến đóng góp lớn của các doanh nghiệp, tổ chức cùng các cơ quan hành chính Nhà nước khi nhanh nhạy nắm bắt, chủ động ứng dụng vào hoạt động của đơn vị. Đồng thời, các cơ quan, tổ chức cũng cần tích cực truyền thông, tuyên truyền rộng rãi thông qua nhiều hình thức, với tần suất xuất hiện ngày càng nhiều thì thói quen của người dân cũng dần dần được hình thành một cách nhanh hơn./.